Veröffentlicht am Freitag, 13. April 2018

Der Herr der Niederschriften

Wer sind eigentlich diese fleißigen Schreiberlinge, die im Stadtrat und anderen Sitzungen so akribisch das Gesagte notieren?

Sitzungsmanager Philipp Geisbauer gewährt einen spannenden Einblick in seine Arbeit.

Herr Geisbauer, Sie und ihr Team sind für die Protokollführung im Rathaus zuständig. Wie kamen Sie zu dieser Tätigkeit?

Philipp Geisbauer: Den Beruf des reinen "Protokollführers" gibt es bei der Stadt Ingolstadt eigentlich gar nicht. Die Bezeichnung unseres Sachgebiets lautet "Kommunalrecht und Sitzungsmanagement". Im Grunde geht es um die rechtliche Betreuung und die Organisation von Sitzungen. Dazu gehören viele Aufgaben, wir kümmern uns um die Terminplanung von knapp 200 Sitzungen im Jahr der städtischen Gremien und der Beteiligungsunternehmen, um die Erstellung der Tagesordnungen, die Vorbereitung, die zum Großteil bereits digitale Bereitstellung der Unterlagen und natürlich letztendlich um die Fertigung der Niederschrift. Die Protokollführung ist als eine von vielen Aufgaben der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Sitzungsmanagements auf mehrere Schultern verteilt. Protokollführer wird man mit der Bewerbung im Bereich Sitzungsmanagement. Ich persönlich habe mich nach meinem Studium zum Diplom-Verwaltungswirt (FH) auf die Stelle des Leiters des Sitzungsmanagements beworben, da die Arbeit nahe an der Politik sehr interessant ist und immer neue Herausforderungen bereithält, die man nur in einem gut eingespielten Team meistern kann.


<p><b>Philipp Geisbauer, Leiter des Sitzungsmanagements im Hauptamt der Stadt Ingolstadt </b> </p>

Philipp Geisbauer, Leiter des Sitzungsmanagements im Hauptamt der Stadt Ingolstadt

(Quelle: Wolfgang Friedl/Stadt Ingolstadt)

Was darf in einem guten Protokoll nicht fehlen?

Geisbauer: Die Niederschriften über die Sitzungen des Stadtrates der Stadt Ingolstadt sind Verlaufsprotokolle. Im Gegensatz zu reinen Ergebnisprotokollen oder Wortprotokollen sind also neben den gesetzlich geforderten Inhalten wie der Anwesenheitsliste und den Beschlüssen auch die wesentlichen Inhalte der Redebeiträge festzuhalten. Hierbei gilt es, die Beiträge zusammenzufassen, aber gleichzeitig auch keine wichtigen Aussagen wegzulassen.

Was gilt es darüber hinaus noch zu beachten?

Geisbauer: Wie bereits angedeutet, dürfen keine wesentlichen Aussagen weggelassen werden, aber auch fachlich müssen die Aussagen stimmig sein, was zum Teil Nachfragen bei den zuständigen Fachstellen erforderlich macht, um die Vielzahl von unterschiedlichen Themen richtig wiederzugeben.

Schreiben Sie alles mit oder filtern Sie direkt beim Mitschreiben das Wesentliche heraus?

Geisbauer: Während der Sitzungen versuchen wir bereits, die wesentlichen Inhalte herauszufiltern und uns die Kernaussagen zu notieren.

Wie schreiben Sie mit? Haben Sie eine spezielle Tastatur für Ihre Tätigkeit? Oder andere Hilfsmittel?

Geisbauer: Hier haben alle Schriftführer ihre eigenen Präferenzen, vom Steno-Block und Bleistift bis zum Laptop. Zur Sicherheit wird jede Sitzung des Stadtrates und der Ausschüsse aufgezeichnet, um im Zweifel das gesprochene Wort nachhören zu können.

Steno wird also durchaus noch verwendet?

Geisbauer: Neue Mitarbeiter hatten in ihrer Schulzeit kein Steno mehr, dementsprechend werden von ihnen nur Stichpunkte mitgeschrieben. Die Kolleginnen und Kollegen, die Steno beherrschen, nutzen es auch.

Die ständige Konzentration verlangt bestimmt viel ab. Wie lange können Sie Ihre Tätigkeit am Stück ausüben?

Geisbauer: In der Regel teilen wir unsere Schreibzeiten zwischen zwei und zweieinhalb Stunden ein.

Wie viel Arbeit nimmt die anschließende Fertigstellung der Protokolle in Anspruch?

Geisbauer: Der Arbeitsaufwand variiert je nach Komplexität der Themen, der Anzahl der Tagesordnungspunkte und Dauer der Sitzung. Im Nachgang einer Sitzung sind die Notizen und Tonbandaufzeichnungen zu verarbeiten und zusammenzufassen. Nach der Unterzeichnung der Niederschrift sind an die zuständigen Fachbereiche sogenannte Beschlussausfertigungen, also entsprechende Auszüge aus der Niederschrift, zu versenden, um den Vollzug der Beschlüsse zu gewährleisten.

Werden die fertigen Protokolle auch noch von anderen Personen kontrolliert beziehungsweise überarbeitet?

Geisbauer: Die Referenten, die auch in den Sitzungen anwesend sind, erhalten zu allen Themen aus ihrem Zuständigkeitsbereich die entsprechenden Entwürfe der Protokollstellen zur Durchsicht auf fachliche Richtigkeit. Die finale Freigabe der Niederschrift erfolgt durch den Vorsitzenden, der die Niederschrift neben dem oder den Schriftführern nach Vorgabe der Bayerischen Gemeindeordnung zu unterzeichnen hat. Vom Stadtrat wird die Niederschrift in der nächsten Sitzung letztendlich genehmigt.